«¿Cuál es la versión correcta del documento?», esta es una de las frases que nos puede hablar sobre uno de los problemas más comunes en las pymes relacionados con la gestión de información.
Cuando en las empresas varias personas deben hacerse cargo de completar un mismo archivo, pero cada una lo hace desde su copia propia, surge un problema recurrente: se pierde información, hay cruce de datos, información incompleta y varias versiones de un mismo documento.
A veces, las colaboraciones entre equipos terminan en este tipo de enredos si no se tienen procedimientos claros establecidos. De hecho, pocas empresas analizan cuánto tiempo se pierde cuando nadie tiene certeza sobre cuál es la versión correcta de un archivo.
En este sentido, el portal DocuWare es claro al afirmar que más no siempre es mejor, porque en el caso de los documentos con varias versiones no multiplican la productividad sino la afectan.
UN PROBLEMA DE «BOLA DE NIEVE»
El problema suele comenzar de forma sencilla: un documento se envía por correo electrónico, alguien realiza cambios y comparte una nueva versión por WhatsApp, una tercera persona descarga el archivo desde esa conversación y efectúa modificaciones adicionales.
En tan solo minutos, se crearon varias versiones del mismo archivo y están circulando simultáneamente, sin saber claramente cuál es la que está vigente.
A partir de ese momento comienza la confusión y se genera un problema de efecto «bola de nieve», en el que los dilemas pueden ir haciéndose más grandes.
Asimismo, el sitio docusign advierte que este tipo de prácticas deriva en ineficiencias, errores, confusiones, potenciales pérdidas y riesgos legales y de seguridad.
CUANDO TODOS TIENEN UNA COPIA
Desde la perspectiva de crecimiento empresarial, cuando las pequeñas y medianas empresas van creciendo, llegan a encontrar el potencial problemático de este tipo de situaciones.
Mientras la cartera de negocio es reducida, las diferencias entre versiones de documentos parecen manejables y de fácil solución.
Sin embargo, con la llegada de nuevos colaboradores, clientes y proyectos van incrementando también los documentos que deben compartirse constantemente, lo que aumenta el riesgo de que distintas copias evolucionen de manera independiente.
Lo que comenzó como un único documento termina convirtiéndose en múltiples versiones difíciles de controlar.
Por ello, la página web Estrategias Digitales refuerza la necesidad de que en las empresas haya canales digitales definidos y que se revisen los hábitos de los trabajadores para detectar malas prácticas a tiempo.
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EL COSTO DE TRABAJAR CON LA INFORMACIÓN INCORRECTA
La falta de control documental no solo genera desorden, también influye directamente la operación.
Por ejemplo, puede resultar en una cotización enviada con información desactualizada, un contrato basado en una versión anterior o un reporte elaborado utilizando datos incompletos.
En estos casos, el problema no es únicamente la pérdida de tiempo al encontrar los errores y tener que enmendarlos, existe un riesgo de tomar decisiones basadas en información incorrecta.
Además, en lugar de acelerar procesos, la información dispersa los ralentiza.
LA IMPORTANCIA DE UNA ÚNICA FUENTE DE INFORMACIÓN
Las organizaciones que logran mejorar su productividad suelen compartir una característica común: trabajan sobre una única fuente documental.
Esto significa que los colaboradores acceden al mismo archivo, observan los mismos cambios y trabajan sobre una única versión actualizada.
De esta forma se reducen errores, duplicidad de esfuerzos y la necesidad de rehacer el trabajo.
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Además, se facilita la colaboración entre áreas y se mejora la capacidad de respuesta frente a clientes y proveedores.
De esa cuenta, DocuWare aconseja diferenciar los tipos de copias de los documentos, para identificar las útiles, las de seguridad y las problemáticas. Estas últimas, indica, son las que se crearon fuera de los controles establecidos y no tiene trazabilidad.
EL DESAFÍO AUMENTA CON EL CRECIMIENTO
A medida que las empresas incorporan nuevos colaboradores, sucursales o modalidades de trabajo híbrido, mantener el control sobre los documentos se vuelve más complejo.
Por esta razón, cada vez más organizaciones buscan mecanismos que les permitan compartir información de manera ordenada, mantener control sobre los cambios y garantizar que todos trabajen sobre información actualizada.
La colaboración efectiva no depende únicamente de las personas, también depende de la forma en que la información se organiza y comparte dentro de la empresa.
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