Nadie llega a la oficina pensando que hoy será el día en que perderá toda su información. De hecho, la mayoría de las empresas asume que los documentos, reportes, contratos, bases de datos y archivos que utiliza diariamente estarán disponibles cuando los necesite.
Es una sensación comprensible. Durante meses o incluso años, todo parece funcionar correctamente.
Los colaboradores trabajan normalmente, los archivos están donde siempre han estado, los sistemas responden, los documentos aparecen cuando se solicitan.
Hasta que algo sucede.
Una computadora deja de funcionar, un disco duro falla, un archivo es eliminado accidentalmente, un colaborador sobrescribe información importante, un equipo es robado o simplemente un error humano provoca que información valiosa desaparezca.
Y es precisamente en ese momento cuando muchas organizaciones descubren una realidad incómoda: nunca estuvieron realmente preparadas para perder información.
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EL PROBLEMA NO ES LA PÉRDIDA
Cuando se habla de pérdida de información, muchas personas imaginan escenarios extremos: ataques cibernéticos, hackers y hasta desastres tecnológicos.
Sin embargo, la empresa Cisco expone, a través de su estudio de mercado externo Fuga de datos a nivel mundial: Riesgos y errores comunes de los empleados, que una gran parte de los incidentes relacionados con información tienen un origen mucho más cotidiano.
Y es que estos pueden ir de errores humanos, eliminaciones accidentales, equipos dañados, archivos sobrescritos, fallas de hardware hasta el extravío de dispositivos de la empresa.
De múltiples maneras, la información puede desaparecer por múltiples razones y ninguna empresa está completamente exenta de estos riesgos.
Por esa razón, la pregunta más importante no es si podría ocurrir una pérdida. La pregunta es qué tan preparada está la organización para recuperarse cuando ocurra.
CUANDO EL PROBLEMA DEJA DE SER TECNOLÓGICO
La pérdida de información suele percibirse como un problema tecnológico. No obstante, sus consecuencias afectan directamente la operación del negocio.
Esto puede traducirse en una propuesta comercial que no puede localizarse, un contrato que desaparece, información financiera que deja de estar disponible o registros de clientes que no pueden recuperarse.
En todos estos casos, el impacto trasciende el área de tecnología.
La continuidad operativa comienza a verse comprometida. Y, como resultado, las decisiones se retrasan, los equipos dejan de avanzar y la productividad disminuye.
Lo que inicialmente parece un problema técnico termina convirtiéndose en un problema empresarial.
En este sentido, el Instituto Nacional de Ciberseguridad de España, por medio de su guía Gestión de Crisis de Ciberseguridad en Empresas, insiste en la necesidad de que las medianas empresas cuenten con las medidas de ciberseguridad necesarias para aportar estabilidad y seguridad en su estructura organizacional.
EL COSTO INVISIBLE DE NO ESTAR PREPARADO
Muchas empresas invierten en infraestructura, equipos y herramientas para operar.
Sin embargo, pocas dedican el mismo nivel de atención a la capacidad de recuperación. Y esa diferencia puede resultar costosa.
Cuando la información desaparece, el tiempo necesario para reconstruirla puede superar ampliamente el valor de los equipos afectados.
Se deben volver a generar documentos y reconstruir bases de datos. Además, se debe solicitar nuevamente información a los clientes, un punto en el que se compromete con confianza construida y la reputación de la empresa.
También hay que recuperar registros históricos. Todo esto consume tiempo, recursos y esfuerzo.
Por lo tanto, en algunos casos incluso puede afectar la relación con clientes o proveedores.
Por ello, la consultora Sugeris señala en una de sus guías informativas que las empresas deben considerar el valor real de la infraestructura cibernética y la información.
Y no se trata únicamente de proteger archivos, se trata de proteger la capacidad de la empresa para seguir funcionando.
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UNA REALIDAD QUE AFECTA A EMPRESAS DE TODOS LOS TAMAÑOS
Existe la percepción de que los problemas relacionados con pérdida de información afectan únicamente a grandes corporaciones. La realidad es diferente.
Las pequeñas y medianas empresas suelen depender aún más de la disponibilidad de su información. Muchas veces operan con equipos reducidos, recursos limitados y procesos altamente concentrados.
Además, que la necesidad de usar la red para la productividad de las empresas expone su información, dejándola más vulnerable y difícil de proteger.
Como resultado, la pérdida de documentos críticos puede generar impactos significativos sobre la operación diaria.
Por ello, cada vez más organizaciones están revisando la forma en que protegen y respaldan su información.
PREPARARSE ANTES DE NECESITARLO
La mayoría de las empresas no implementa mecanismos de respaldo después de una pérdida, sino que lo hace después de haber experimentado las consecuencias de no tenerlos.
Sin embargo, cuando ocurre un incidente, el tiempo para prepararse ya terminó.
Por esa razón, las organizaciones que buscan fortalecer su resiliencia comienzan evaluando una pregunta simple:
Si mañana perdiera información crítica, ¿qué tan rápido podría recuperarla? La respuesta suele revelar oportunidades importantes de mejora.
Realice un diagnóstico gratuito y descubra oportunidades para fortalecer la protección, respaldo y recuperación de información dentro de su organización.
