Cuando una empresa pierde información, la mayoría imagina un escenario extremo: un ataque informático, una computadora dañada, un servidor fuera de servicio, etcétera.
Sin embargo, la realidad suele ser mucho menos evidente y más común de lo que se piensa.
La pérdida de información no siempre ocurre de forma repentina. En muchos casos sucede de manera gradual, silenciosa y durante largos períodos de tiempo sin que nadie lo note.
Un día que se necesita, un documento no aparece o nadie encuentra una carpeta según el nombre que recuerdan; tal vez fue un archivo almacenado en la computadora de alguien que ya no trabaja en la empresa.
Y aunque técnicamente la información pueda seguir existiendo en algún lugar, para la organización el resultado es el mismo: no está disponible cuando se necesita.
ESCENARIOS PROBABLES EN ESTOS CASOS
Si le causa dudas si su empresa está en esta situación, pregúntese si ha pasado alguno de estos escenarios:
- Un cliente solicita un documento que nadie encuentra.
- Solo una persona sabe dónde está determinada información.
- Existen varias versiones del mismo archivo.
- Un colaborador dejó la empresa y parte de la información se fue con él.
Si en alguna de estas respondió «sí», probablemente su empresa ya enfrenta un problema de gestión documental.
LA INFORMACIÓN QUE NADIE ENCUENTRA TAMBIÉN ESTÁ PERDIDA
De repente, un cliente solicita una propuesta comercial enviada hace varios meses atrás. ¿Qué pasa si el documento fue elaborado por un colaborador que ya no forma parte de la empresa?
Aparte de que no hubo un offboarding adecuado para que la empresa no perdiera informaciones, revela que no hay orden o claridad en la administración de los archivos.
Después de buscar en correos electrónicos, carpetas compartidas y conversaciones antiguas, nadie logra localizar la versión final. Puede que no sea que el archivo fuera borrado.
Esta pérdida de información valiosa ocurre con más frecuencia de lo que muchas empresas imaginan.
A medida que aumentan los proyectos, clientes y colaboradores, también aumenta el volumen de información que debe administrarse.
Sin procesos claros para almacenarla y organizarla, los documentos terminan dispersos entre múltiples ubicaciones.
CRECER TAMBIÉN ES MÁS DESORDEN
Lo que funciona para una empresa pequeña no necesariamente funciona para una empresa en crecimiento.
Cuando un equipo está compuesto por pocas personas, es relativamente sencillo recordar dónde se guardó un archivo o quién tiene acceso a determinada información.
Sin embargo, la memoria individual deja de ser sostenible cuando la empresa crece.
Los documentos comienzan a distribuirse entre computadoras personales, correos electrónicos, dispositivos móviles y plataformas distintas.
Cada nuevo repositorio agrega complejidad.
Y cada nueva ubicación incrementa el riesgo de perder visibilidad sobre la información.
¿HAY INFORMACIÓN QUE DEPENDE DE UNA SOLA PERSONA?
Uno de los mayores riesgos para las organizaciones aparece cuando ciertos documentos solo pueden localizarse preguntándole a una persona específica.
Muchas empresas operan sin darse cuenta de que parte de su conocimiento institucional se encuentra distribuido entre colaboradores individuales.
El problema se vuelve evidente cuando alguien cambia de puesto, sale de vacaciones o deja la organización.
De repente, procesos que parecían simples se vuelven difíciles de ejecutar porque la información necesaria no está disponible para el resto del equipo.
Como resultado, el conocimiento deja de pertenecer a la empresa y comienza a depender de las personas, un factor crítico que compromete la estabilidad.
Este es un «sesgo de inmunidad», según ingenieros TIC de Claro Empresas Guatemala.
Este error lleva a las empresas a pensar que «nunca me va a pasar» o que «todo está bien» y que no haya planes de contingencia para evitar pérdidas ante estos casos.
«Nunca me va a pasar»: el error que puede costarle caro a una pyme, incluso la reputación
LA PRODUCTIVIDAD SE INTERRUMPE AL BUSCAR INFORMACIÓN
La gestión documental suele asociarse con almacenamiento, pero su verdadero impacto está relacionado con la productividad.
Cada minuto invertido buscando archivos es tiempo que deja de dedicarse a actividades estratégicas. Y aun más cuando existen varias versiones del mismo documento.
Cuando estos problemas se repiten diariamente, el impacto acumulado puede ser considerable.
De hecho, según la consultora McKinsey & Company, la productividad de la nómina pierde un 20 % de su capacidad buscando y recopilando información de las empresas que tienen sistemas desconectados.
Como resultado, estima que a cada trabajador le toma alrededor de 1.8 horas diarias en esta labor, factor que se multiplicará entre más personas haya en la organización, afectando la producción.
¿Está preparada su empresa? Si un trabajador deja hoy la organización y un cliente solicita una información que esa persona manejaba, ¿podrá encontrarla en minutos?
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