El pasado 1 de junio se publicó en el Diario Oficial el Decreto 5-2021, Ley para la simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos. Es la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, la que se encargará de impulsar la simplificación de trámites administrativos en las dependencias del Organismo Ejecutivo, donde su ámbito de acción es obligado.
La transformación digital de las distintas dependencias del Estado requiere un diagnóstico amplio, enfocado en agilizar los servicios que se prestan para la ciudadanía, con el fin de ahorrarles tiempo, dinero, distancias, evitar largas colas, menos impresiones en papel, así como fomentar la transparencia en estos procesos, entre otras ventajas.
El Ingeniero Enrique Cossich es el Comisionado designado para la aplicación de esta ley y comenta parte del diagnóstico encontrado y sus posibles soluciones.
Mientras que Walter Girón, master en ciencias de sistemas de información y bases de datos, con experiencia en gestión pública, aporta una visión independiente y recomendaciones para que la modernización del Estado sea realmente funcional.
DIAGNÓSTICO
El diagnóstico de situación encuentra tres prácticas reincidentes. La primera es la falta de inversión sostenida en tecnología, o la compra de data center onerosos que en determinado plazo se vuelve obsoleto y la productividad comienza a declinar.
“Hemos encontrado dependencias donde no existen trámites electrónicos adecuados, todavía se resuelve en forma manual”, comenta el Comisionado Cossich. Uno de estos casos es el Ministerio de Salud Pública, al que le ha dado acompañamiento y asesoría en el sistema de control de vacunación.
La segunda práctica es la de realizar trámites en forma presencial y darles seguimiento de esta forma hasta que concluyan, sin ningún proceso electrónico de por medio. Las instituciones deben crear sus portales para que la ciudadanía pueda interactuar con los funcionarios.
Por último, se debe capacitar a los funcionarios de gobierno, para propiciar una forma de trabajo más dinámica.
El rol de esta Comisión recuerda, consiste en supervisar, evaluar y dar acompañamiento a las instituciones del Ejecutivo para que cumpla con este mandato.
CAMBIAR PARADIGMAS
Uno de los mayores retos es cambiar paradigmas, afirma Cossich. Primero las instituciones están acostumbradas a adquirir infraestructura de centros de datos (servidores) que son inversiones costosas. Estos servidores requieren mantenimiento, de lo contrario, se vuelven obsoletos, no se aprovecha todo su potencial y representan altos costos.
Una de las opciones actuales más ventajosas consiste en tercerizar los servicios en la Nube con empresas especializadas. El comisionado lo considera más económico, funciona como un contrato y es un ahorro en costos. En el mercado se conocen unos cuatro o cinco proveedores a nivel mundial, con representantes en Guatemala, con niveles de seguridad más elevados y una respuesta más eficiente.
Otro de los retos es la implementación de la firma electrónica que no se ha completado en varias instituciones, a pesar de que la legislación está vigente desde 2008.
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UNA VISIÓN EXTERNA: REINGENIERÍA EN PROCESOS
Walter Girón, exviceministro de tecnología en el Ministerio de Gobernación, sugiere que parte de las soluciones radican en una reingeniería de los procesos y servicios para que sean más eficientes. “No se debe caer en la trampa de automatizar la forma en que se trabaja actualmente”, resalta. Y es que el riesgo de sistematizar procesos obsoletos puede llevar a que la misma tecnología se convierta en un nicho de corrupción.
“Uno de los errores más frecuentes es no seguir las recomendaciones de los organismos internacionales, como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que sugieren comenzar los servicios electrónicos que aporten sentido al ciudadano, y que usualmente son pérdida de tiempo en colas. Una de las lecciones aprendidas es que las personas están dispuestas a pagar más por un proceso en línea. Por ejemplo, solo la municipalidad capitalina tiene la capacidad de emitir el boleto de ornato en línea”, afirma.
Otra de las recomendaciones es que los procesos y acceso a los servicios deben ser más sencillos. En tal sentido, sugiere integrar una plataforma única donde el usuario tenga en un solo lugar en la Nube todos los documentos electrónicos necesarios. “Como un buzón con acceso, que pueda ser útil en la contratación de personal”.
Los cambios avanzan poco a poco. En estos días, ya se podrán pagar algunos servicios públicos con tarjeta de débito o crédito en la Municipalidad de Guatemala. La pandemia generó que el Estado se interesara en recaudar fondos de una manera más ágil, comenta Girón.
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