Las empresas generan constantemente información, desde cotizaciones, contratos, reportes, presentaciones hasta propuestas comerciales, que requieren la participación de diferentes equipos antes de llegar a una versión final.
Conforme aumenta la cantidad de trabajadores, aumentan los documentos. Con ello, crece el reto de mantener el control sobre la información, así como el evitar duplicidades y garantizar que todos trabajen con archivos actualizados.
La transformación digital de las empresas no consiste únicamente en incorporar herramientas tecnológicas, sino en utilizarlas como soluciones que ayuden a mejorar procesos de negocio, productividad y colaboración, explicaron expertos de Claro Empresas.
Además, resaltaron que la información debe estar disponible cuando se necesita y acompañar la operación de las empresas.
COMPARTIR ARCHIVOS NO ES SUFICIENTE
Durante años, enviar documentos por correo electrónico o almacenarlos en diferentes equipos era una práctica que utilizaban muchas empresas. Sin embargo, los modelos actuales de trabajo requieren de una coordinación diferente, donde los equipos se encuentran en diferentes lugares, con trabajadores conectados desde diferentes lugares y proyectos que avanzan en menor tiempo, informaron.
Cuando cada trabajador descarga una copia diferente de un archivo, pueden surgir versiones paralelas, cambios que no se sincronizan y dificultades para identificar cuál documento contiene la información más reciente.
Para Claro Empresas, uno de los desafíos de las organizaciones es pasar de una administración basada en archivos aislados a modelos donde la información pueda gestionarse de forma centralizada y segura.
El objetivo, según mencionaron, es que las empresas puedan trabajar con soluciones, no solamente con productos, y que estas respondan a necesidades reales del negocio.
CENTRALIZAR LA INFORMACIÓN PARA MEJORAR LA COLABORACIÓN
Las plataformas de colaboración permiten que los trabajadores puedan acceder a una ubicación centralizada para almacenar, compartir y administrar documentos empresariales.
Este modelo facilita establecer controles sobre la información, reducir errores derivados de múltiples versiones y mejorar la coordinación entre trabajadores.
De acuerdo con expertos de Claro Empresas, las empresas actuales operan en entornos dinámicos y no únicamente desde una oficina. Los trabajadores pueden requerir documentos durante reuniones con clientes, trabajo remoto o actividades fuera de las instalaciones.
Por ello, mencionan que contar con herramientas que permitan acceder a los documentos desde diferentes dispositivos como Claro Drive Negocio se convierte en un elemento clave para mantener la continuidad operativa.
Esta herramienta está diseñada para facilitar que las empresas trabajen sobre una versión de los archivos, manteniendo el orden de los documentos, explicaron.
Para Claro Empresas, la tecnología debe ser un aliado de las empresas, para que sean más eficientes y puedan concentrarse en sus objetivos.
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