Manejar una empresa en una era digital requiere constante adaptación, pero el orden debe ir de la mano para que no se abra la puerta al caos.
En el caso del resguardo de los documentos, múltiples empresas optan por utilizar WhatsApp como su aplicación de mensajería y los archivos empresariales terminan cohabitando con los chats personales.
Esta no es una práctica habitual solamente en las empresas de Guatemala. En otros lugares como Argentina, el 90 % de las pymes recurren a esta aplicación móvil como su principal herramienta de trabajo, según la plataforma BaseWork.
El problema llega cuando algún empleado es despedido y resulta que esa persona tenía el control de documentos clave. ¿Dónde terminan si su empresa no tiene una infraestructura digital adecuada?
Comentarios como «esa persona ya no trabaja aquí», pueden llevar a otros como «entonces, búsquelo en el grupo».
Este flujo termina afectando la productividad y revela las debilidades empresariales.
EL PROBLEMA DE DEPENDER DE WHATSAPP EN LAS EMPRESAS
Aunque parezca una situación aislada, escenas como esta ocurren todos los días en empresas de todos los tamaños.
Cotizaciones, contratos, fotografías, reportes, presentaciones y documentos importantes terminan compartiéndose a través de aplicaciones de mensajería que fueron diseñadas para comunicarse, no para administrar información empresarial.
Lo que comienza como una «solución práctica para agilizar el trabajo» suele transformarse, con el tiempo, en una fuente constante de desorden, pérdida de productividad y dependencia de personas específicas para encontrar información.
Además, transforma una red social en un chat de la empresa y diluye el orden. A esto se suman las interrupciones de recibir notificaciones de WhatsApp, la presión de revisarlas para ver si son de la empresa y obstruir lo que se estaba pensando o haciendo y poderlo retomar luego.
EL COSTO INVISIBLE DEL DESORDEN
La facilidad para compartir documentos ha convertido a las aplicaciones de mensajería en una herramienta habitual dentro de las organizaciones. En ese momento, la información deja de estar organizada y empieza a dispersarse.
Encontrar un archivo puede requerir revisar semanas o incluso meses de mensajes.
Pocas empresas calculan el costo que representa buscar información todos los días.
Si un trabajador dedica diez minutos en un día para localizar documentos en chats de WhatsApp, la empresa deja de percibir en un mes varias horas de productividad entre todos los que deben hacer lo mismo cada vez que necesiten un archivo.
Algunos síntomas frecuentes de este error incluyen archivos duplicados, múltiples versiones, información almacenada en teléfonos personales y dependencia de determinadas personas para encontrar información.
A esto se suma la carga mental para los involucrados, tal y como se analizó con catedráticos en la investigación «Riesgos en el uso de WhatsApp: sobrecarga y desgaste profesional en docentes universitarios», financiado por la Universidad de Guayaquil.
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¿QUIÉN TIENE LA ÚLTIMA VERSIÓN?
Uno de los desafíos más comunes aparece cuando varias personas trabajan sobre un mismo documento. El resultado es confusión. La pregunta ya no es dónde está el archivo. La pregunta es cuál es la versión correcta.
El reto aparece cuando alguien se va. La salida de un colaborador suele poner en evidencia problemas que permanecían ocultos.
Documentos almacenados en correos personales, conversaciones privadas o dispositivos individuales pueden quedar fuera del alcance de la organización.
Como resultado, queda vulnerable información y archivos como presupuestos, contratos, controles operativos y más.
El reto para las empresas que usan este formato es encontrar una forma adecuada de gestionar sus informaciones, que las personas autorizadas accedan a los archivos sensibles y hacer eficientes las búsquedas y manejo de los archivos.
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