Si una empresa tuviera que encontrar todos los documentos en 10 minutos, ¿sabría exactamente dónde están?
En la actualidad, es común que la información se encuentre dispersa entre diferentes computadoras, correos electrónicos, teléfonos móviles, aplicaciones de mensajería, archivos compartidos entre equipos, en diferentes plataformas colaborativas, entre otros.
A medida que las operaciones crecen, gestionar información en diferentes plataformas dificulta el acceso, reduce la productividad y aumenta los riesgos para la seguridad.
Según expertos de Claro Empresas, uno de los principales retos de las empresas es dejar de ver la información únicamente como archivos almacenados y comenzar a gestionarla como un activo estratégico para el negocio.
Lo que inicialmente parece una solución práctica puede convertirse en una fuente de complejidad operativa, ya que cada nuevo repositorio puede convertirse en una nueva versión del mismo documento.
Cuando un documento existe en varias ubicaciones, aumenta la duplicidad, se pierde tiempo y surgen dudas sobre cuál es la versión vigente.
Para Claro Empresas, centralizar la información permite que todos los trabajadores accedan a los mismos documentos de manera eficiente y con un mejor control. Además, permite la continuidad operativa de la empresa, ya que los equipos dedican menos tiempo buscando los documentos y pueden enfocarse en actividades que generen valor para la empresa.
INFORMACIÓN DISPONIBLE
Hoy en día, las empresas requieren que los equipos puedan acceder a sus documentos desde diferentes ubicaciones: oficinas, hogares, reuniones con clientes o sucursales.
Por ello, representantes de Claro Empresas explican que las empresas requieren herramientas que faciliten la producción sin perder organización ni control de la información.
«La información necesita acompañar al negocio sin importar dónde se encuentre cada colaborador», indican. Por ello, las empresas requieren herramientas que permitan esta acción manteniendo el control y organización.
UNA ALTERNATIVA PARA CENTRALIZAR INFORMACIÓN
Históricamente, centralizar documentos implicaba invertir en infraestructura tecnológica propia.
Ahora, las empresas pueden acceder a capacidades empresariales a través de soluciones en la nube, sin necesidad de adquirir servidores ni asumir costos elevados de implementación.
Por ello, señalan que las buenas prácticas de gestión documental -sin incrementar la complejidad tecnológica- incluyen contar con respaldos adecuados, controles de acceso y herramientas que permitan administrar la información de forma segura.
Como parte de esta solución, Claro Empresas ofrece Claro Drive Negocio, una plataforma que permite que las empresas puedan almacenar, sincronizar y compartir información desde una plataforma centralizada, facilitando la colaboración entre equipos y el acceso a documentos desde diferentes dispositivos.
Esta solución busca que las organizaciones puedan gestionar su información de manera más ordenada, con mayor disponibilidad y sin depender de servidores físicos propios.
Además, detallaron que esta solución facilita que los equipos colaboren en una misma versión de los documentos y mantengan un mejor control sobre los archivos empresariales.
Más allá de almacenar archivos, el objetivo de esta solución es que las empresas tengan la información disponible cuando la necesiten, y que accedan las personas correctas en el momento en que la necesitan.
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