Nuevas disposiciones para presentación y registro de contratos individuales de trabajo

Mario Coyoy

mcoyoy@deloitte.com

Nací el 29 de julio de 1981 en la ciudad de Guatemala, 37 años, aficionado al futbol y al golf. Actualmente soy Socio de Consultoría Fiscal y Precios de Transferencia en Deloitte Guatemala, S.A. Soy representante de Guatemala en la Comisión de Tributación y Fiscalidad de la Asociación Interamericana de Contabilidad -AIC-. Tengo experiencia en tributación por más de 16 años, atendiendo clientes locales y multinacionales, incluyendo estrategias de Precios de Transferencia y Planeación fiscal. Actual miembro y coordinador de la Comisión Fiscal del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos –IGCPA- para los años 2018-2019.

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Mario Coyoy

El día de ayer, 9 de septiembre de 2019, inicia a regir el instructivo para la presentación y registro en forma electrónica de los contratos individuales de trabajo ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social, según el Acuerdo Ministerial 324-2019, publicado en el Diario de Centro América el pasado 13 de agosto.

El objeto de este instructivo es la implementación de un sistema automatizado para la presentación y registro de los contratos individuales de trabajo ante el Departamento de Registro Laboral de la Dirección General de Trabajo, el cual se desarrolla con los preceptos normativos contenidos en la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, Decreto 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala. Asimismo, este nuevo mecanismo permitirá contar con la información laboral en línea, en tiempo real y de forma inmediata, para los usos que las autoridades consideren pertinente.

Al respecto, a continuación, se describen los aspectos más relevantes contenidos en el instructivo mencionado:

A. Se establece la obligatoriedad de la presentación en forma electrónica de todos los contratos individuales de trabajo a partir del 9 de septiembre del presente año. Por lo anterior, a partir de ayer el Departamento de Registro Laboral ya NO recibirá ningún contrato presentado en papel, en sus oficinas centrales o sucursales, tal cual se hacía anteriormente.

B. Se indica que todo empleador deberá registrar los contratos individuales de trabajo consignando los datos y adjuntando los documentos solicitados, pudiendo utilizar cualquiera de las siguientes modalidades para su presentación:

i. Contrato de trabajo firmado por las partes en forma física y enviado a través de PDF.

ii. Contrato de trabajo firmado por las partes en forma digital mediante la utilización de firma electrónica avanzada. Bajo esta segunda opción, las compañías deberán considerar los costos que representaría utilizar esta modalidad, así como la conveniencia de la misma, según las características particulares de su organización.

Asimismo, este instructivo también regula que, el Departamento de Registro Laboral realizará la calificación de los contratos individuales de trabajo, velando por el cumplimiento de los requisitos establecidos en las leyes laborales y de previsión social. Es decir que, en caso de infracciones u omisiones de requisitos legales, el Departamento respectivo procederá a registrar los contratos físicos; sin embargo, este Departamento dará aviso a la Inspección General de Trabajo para establecer la posible infracción u omisión que exista con el objeto de que se inicie un procedimiento administrativo en contra del patrono. Por ello, es importante revisar en conjunto con el Departamento Legal y de Recursos Humanos de las organizaciones que se cuente con la infraestructura necesaria para cumplir con esta nueva disposición, y evitar así sanciones administrativas ante la autoridad laboral. Que Dios los bendiga.