El Ministerio de Finanzas Públicas (Minfin) emitió un comunicado, este viernes 28 de febrero, en el que detalló que unió esfuerzos con la Contraloría General de Cuentas (CGC) para crear una guía para que las entidades públicas puedan declarar como «inservibles» los bienes muebles en desuso.
De acuerdo al Minfin, para la declaratoria de «inservible», los bienes muebles deberán contar con los siguientes criterios:
- Que tengan más de 10 años de antigüedad en el inventario
- Que tengan un valor en los libros igual o menos de Q5 mil
- Los que evidentemente sufran deterioro o se encuentren en total deterioro
- Los que su reparación sea igual o mayor a un 30% de su valor de inventario
- Los equipos de tecnología en desuso y los obsoletos mecánicamente
Al mismo tiempo, la cartera del Tesoro explicó que para que un bien mueble sea declarado institucionalmente como inservible deberá contar con un dictamen técnico, ya sea por el área administrativa o de auditoria.
«En el dictamen administrativo deberán constar las circunstancias por las cuales los bienes se declaran institucionalmente como inservibles, y la justificación debidamente documentada de inexistencia de responsabilidad administrativa sobre los bienes», explicó Finanzas.
También, resaltó que el proceso de baja y verificación de bienes deberá ser emitido y autorizado por la máxima autoridad institucional por medio de reglamento interno.
A su vez, explicó que el objetivo del documento es asegurar la claridad sobre la documentación necesaria para realizar el proceso en los sistemas y orientar sobre los documentos que deben generar las entidades al momento de definir su normativa interna, por lo que resaltó que Finanzas y la CGC pondrán a disposición capacitaciones sobre el tema, así como las normativas internas generadas por ambas instituciones en las páginas institucionales.
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— Ministerio de Finanzas Públicas (@MinfinGT) February 28, 2025
LA CIRCULAR
En la circular enviada por la cartera del Tesoro y la CGC, explica que la razón es debido a que resulta prioritario fortalecer el control interno eficiente de los bienes muebles, así como la actualización del patrimonio estatal y el cumplimiento de los estándares de calidad en el gasto público.
Por ello, resaltó que se debe garantizar el registro oportuno y preciso de todas las transacciones presupuestarias y contables en el Sistema de Contabilidad Integrada (Sicoin), y en los registros administrativos internos según corresponda conforme a los principios de eficacia, eficiencia y transparencia en el uso de los recursos.
«Esta articulación técnica-normativa optimiza la gestión patrimonial de activos, y demanda la adaptación de los procedimientos aplicables, asegurando su alineación con los objetivos instituciones y los mecanismos de rendición de cuentas», agrega el escrito.
Además, señala que la guía es con el objetivo que las entidades tengan en cuenta la emisión de los respectivos reglamentos internos, para declarar a los bienes mueble inservibles, con el fin de que tengan un reglamento interno, que permita de manera eficiente y eficaz la fiscalización, el control gubernamental y los registros oportunos según el Artículo 109 de la Ley del Presupuesto 2025.
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ASÍ SERÁ EL PROCESO EN LA ENTIDAD
De acuerdo a la guía, el encargado de inventarios de las entidades o empresas será el responsable de cumplir con la Declaratoria de bienes muebles inservibles, por lo que deberá verificarlos en el Sicoin, u otra formas de control interno y clasificaciones, y de no estar registrado se realizará una declaratoria separada.
En esta línea, se abrirá un expediente con el visto bueno de la autoridad administrativa, en el que debe indicar los bienes muebles declarados inservibles con el valor registrado, su consistencia ferrosa o no ferrosa, el número de bien, la justificación de las circunstancia y los criterios descritos en el artículo 109 de la Ley del Presupuesto 2025.
Posteriormente, deberá emitir una certificación de ingreso de inventario, la que contendrá correlativo, número de bien, descripción completa, valón en quetzales, número de registro y folio del libro de inventarios, además del número de autorización del libro de inventarios autorizado por la CGC.
A su vez, resaltó que cuando se trata de equipo de cómputo, vehículos, bienes mecánicos o electrónicos, así como material especializado u otros bienes de similares características se deberá emitir un dictamen por un especialista en la materia.
También, detalla que el dictamen administrativo se emitirá por cada Unidad Ejecutora, en donde se encuentren registros contables, documentación de respaldo correspondiente, a efecto de demostrar con certeza las circunstancias por las cuales se declara institucionalmente inservible, y así declarar la justificación debidamente documentada de inexistencia de responsabilidad administrativa sobre los bienes muebles inservibles.
Además, subraya que se requerirá la emisión de un dictamen de la Unidad de Auditoría Interna, y se evaluarán los expedientes detalladamente con la máxima autoridad de la entidad.
BAJA A LOS BIENES
Bajo esta misma línea, la circular establece que la máxima autoridad de la entidad deberá emitir la resolución de autorización de baja de los bienes muebles, por lo que las entidades a cargo de Sicoin deberán dar de baja a los inventarios consignando la resolución de la autorización.
Posteriormente, para la disposición final de los desechos, se suscribirá un acta administrativa en la que se haga constar dicho extremo, describiendo la clasificación de los bienes y su disposición final.
Detalla que el encargado de los inventarios realizar el registro del formulario sobre la declaración y su disposición final, proporcionado por la Dirección de Bienes del Estado del Minfin, con el visto bueno del jefe inmediato y posteriormente realizará la carga digital de la declaración respectiva.
Además, señala que el activo y custodia de los expedientes quedará a cargo de cada entidad obligada, bajo su estricta responsabilidad.
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