Pendientes, reuniones, informes, seguimientos, llamadas, correos electrónicos y citas son temas de todos los días, cada vez más la dinámica laboral se ha convertido en un sistema más competitivo y variable, por lo que es necesario gestionarse mejor.
¿No te ha pasado que se te olvida un pendiente, una fecha o una reunión? situaciones que pueden añadir estrés a la gestión diaria y que pueden remediarse con el uso de la tecnología gracias a herramientas pensadas para mejorar la dinámica de trabajo.
HERRAMIENTAS PARA EL DÍA A DÍA
La democratización de la digitalidad abrió todo un mercado para buscar herramientas y soluciones virtuales que acompañen al trabajo de cualquier persona sin importar el sector económico o la posición. Esto ha permitido que, cada vez más, personas en todo el mundo usen y ayuden a mejorar los sistemas.
Aunque existen varias empresas y sistemas, Google cuenta con un portafolio de herramientas pensadas para quienes trabajan frente a una computadora todos los días. Es por ello que te recomendamos algunas con consejos de cómo sacar el mayor provecho:
- Calendar: Esta herramienta suele pasar desapercibida porque solo se utiliza para agendar reuniones. Pero puedes sacar todo el potencial añadiendo recordatorios, colocando links a reuniones virtuales, añadiendo documentos que estén en Drive, entre otros. Consejo: optimiza tu tiempo creando horarios para cumplir tareas, de esta forma también podrás recibir recordatorios y fechas límite para tener el control de los tiempos de entrega.
- Talks: Es un sistema en el que se puede crear listas de tareas, pendientes y gestionar el sistema de integración de procesos por pasos. Cuenta con espacios en dónde colocar recordatorios, alertas e, incluso, asignar por prioridad o a otras personas con la integración del correo electrónico de Gmail. Consejo: Utiliza esta herramienta para crear listas de pendientes, además, te permite visualizar todo el trabajo para realizarlo según tiempos.
- Google chat: este sistema ha cambiado para unir todo un sistema de integración laboral. En este espacio puedes crear tareas, asignarlas a una persona, combinarlo con un chat de seguimiento, en dónde se pueden subir fotos, videos, links y similares. Podrás programar fechas de entrega y mantener un control diario de tus actividades o de tu equipo. Consejo: usa esta herramienta en la dinámica diaria, si unes los recordatorios y las listas de cómo proceder, podrás mejorar y disminuir tiempo en organización.
Microsoft también ha diseñado sistemas de integración de equipos de trabajo, te dejamos algunas sugerencias:
- Sharepoint: Es una nube en dónde podrás almacenar toda la información, podrás crear carpetas con documentos, imágenes, PDF´s, incluso formatos de contratos o informes. Cuenta con un sistema de búsqueda que permite encontrar todo en poco tiempo, podrás cambiar de color a las carpetas para distinguirlas y organizarlo según tu experiencia y facilidad. Consejo: utiliza esto como un sistema de almacenamiento integrado.
- ToDo: Es un listado que integra recordatorios y listas de pendientes, podrás hacer una por cada proyecto o situación, también organizar a un equipo si tuvieras esa necesidad. Consejo: Cada mañana integra un listado de pendientes, desde los más urgentes hasta los que pueden esperar.
- Planner: Esta es una herramienta robusta que permite generar tareas con seguimiento, a estas se pueden añadir fechas de entrega, estatus, objetivos e, incluso, recordatorios. A través de un sistema amigable para el usuario, es un sistema eficaz para llevar el control, en especial si tienes a tu cargo varios proyectos a la vez. Consejo: integra todo en un solo lugar, esta plataforma es una opción para quienes llevan varias cuentas, proyectos o seguimientos varios.
Para autogestionarse, si te cuesta enfocarte o alcanzar metas:
- Pomodoro: Existen varias aplicaciones para este tiempo de gestión del tiempo. La técnica Pomodoro consiste en trabajar de forma 100% concentrada durante 25 minutos, luego tomar un descanso de cinco minutos. Esta es una opción para personas a las que se les dificulta concentrarse por periodos de tiempo prolongados, el tener el intervalo de ambos es una ayuda para algunos. Consejo: utiliza una versión en tu teléfono para activar alarmas.
- Bloqueos de teléfono y redes sociales: Puedes descargar una aplicación que te ayude a bloquear tu teléfono por determinadas horas mientras estás concentrado, esto te permitirá disminuir las distracciones. Consejo: También puedes usar las configuraciones de tu teléfono, según la marca y modelo, o usar una aplicación que llene esas necesidades.
- Sistemas diseñados para eficiencia laboral: Puedes ayudarte de sistemas como Monday, Trello, Power BI, Zapier, entre otros. Pero esto depende de un presupuesto y de la empresa dónde trabajes.
Aunque muchos aún prefieren las agendas y anotaciones, es importante una integración digital que te ayude con tus funciones, permita mejorar tu trabajo y disminuir el estrés.
